| تشعيب الطلاب |
- تجمع رغبات الطلاب في التوزيع على أقسام وشعب المعهد المختلفة والسابق توزيعها عليهم في نهاية العام الدراسي وقبل ظهور نتيجة امتحان الصف الإعدادي.
- ترتيب رغبات الطلاب في كل شعبة على حده طبقاً للدرجات الحاصلين عليها في امتحان الصف الإعدادي من أعلى فأقل ترتيب تنازلي.
- يتم التوزيع على أساس :
- تحقيق رغبة الطالب في ضوء مجموع وتقدير النجاح الحاصل عليهما في امتحان الصف الإعدادي وبنسب يحددها المعهد لكل شعبة دراسية في كل عام دراسي.
- الطاقة الاستيعابية لكل قسم علمي.
- تحدد الأعداد المقبولة لكل شعبة طبقا لما تتطلبه السياسة التعليمية للدولة من التخصصات.
| تحويلات الطلاب |
- يتم حصر وتجميع طلبات التحويل المقدمة في المدة المحددة .
- تطبق قواعد التحويل الصادرة من وزارة التعليم العالي على كافة الطلبات المقدمة.
- يتم عرض طلبات التحويل وبيانات الحالة على الأقسام العلمية لعمل المقاصة اللازمة واعتمادها من القسم المختص.
- يتم مراجعة كشوف التحويلات واتخاذ التوصيات اللازمة بشأنها .
- يتم إخطار الكليات المحول منها الطلاب بموافقة المعهد وطلب ملفاتهم .
- يتم إنهاء إجراءات قيد الطلاب المحولين إلى المعهد من الكليات المناظرة والغير مناظره كما سبق بالنسبة للطلاب الجدد وكذا تحديد موقفهم من التجنيد وإدخال بياناتهم على الحاسب الآلي.
أما بالنسبة للطلاب الراغبين في التحويل من المعهد:
- يتم تجميع طلبات الطلاب الراغبين في التحويل من المعهد.
- يتم تحرير بيان حالة بالتقديرات والدرجات العددية متضمنة موافقة المعهد على التحويل أو نقل القيد.
| الحالات التجنيدية |
- متابعة الحالات التجنيدية للطلاب من خلال سجل التجنيد الخاص بكل فرقه دراسية .
- تتبع تواريخ ميلاد الطلاب وتواريخ شهادات الإعفاء المؤقتة وأرقام البطاقات الشخصية .
- إنذار الطلاب بالفصل المؤقت عند زوال سبب التأجيل أو الإعفاء الخاص بهم.
- إعداد قرار الفصل في حالة عدم تحديد الموقف من التجنيد من أصل وخمسة صور و يخطر مكتب الاتصال العسكري بالأصل وتحفظ صورة بالقسم للتفتيش السنوي وصورة للطالب وصوره للامتحانات وصورة للكنترول وصوره بملف الطالب
- تسهيل عمل لجنة التفتيش العسكري للتفتيش على سجلات التجنيد بالقسم .
- إخطار الكنترول بأسماء الطلاب المفصولين لحين تحديد موقفهم من التجنيد لمنعهم من دخول الامتحان .
- إعداد نموذج 2 جند واستيفائه وإرساله إلى مكتب الاتصال العسكري حسب الكودي لكل مركز وكل محافظه على حده
- تسجيل قرارات التأجيلات وأرقام البطاقات العسكرية لكل الطلاب اللذين يبلغون سن 18 سنه من كل عام طبقا للقانون 127 لسنه 80 المادة (38) وذلك على الحاسب الآلي بالقسم .
- تحرير شهادات للطلاب المحولين أو المفصولين أو سحب الملف للكليات المنقولين والمحولين إليها وإرسال الكعوب إلي مكتب الاتصال العسكري.
يتم متابعة المواقف التجنيدية لطلاب السنة النهائية على النحو التالي :-
- مواليد قبل أول سبتمبر من كل عام يتم تجنيدهم فورا ولا يحق لهم التأجيل الاستثنائي طالما بلغوا السن القانونية لحد الإعفاء أو التأجيل .
- مواليد بعد أول سبتمبر يُعد لهم نموذج 2جند ويحق لهم التأجيل الاستثنائي لنهاية العام الدراسي
- يتم إعداد كشوف حصر شامل لطلاب الفرقة النهائية على نموذج إحصائي ويشمل كشوفاً لحصر الطلاب الحاصلين على تأجيلات فقط ويحذف منها الطلاب الحاصلين على إعفاء من الخدمة العسكرية.
| بيانات الأحوال |
- يقدم الطالب طلب مدموغ للحصول على بيان معين
- يتم استخراج البيان المطلوب
| أعذار وأجازات وإيقاف قيد |
الأعذارالمرضية:
- يقدم الطالب طلب للاعتذار عن امتحان الفصل الدراسي
- يتم تحويل الطالب للإدارة الطبية لتوقيع الكشف الطبي اللازم عليه يتم احتساب العذر المرضى من عدمه عن الفصل الدراسي الأول أو الثاني أو اعتماد أجازه مرضيه .
- بعد منح العذر أو الإجازة من الإدارة الطبية يتم العرض على لجنة شئون التعليم والطلاب ثم مجلس الإدارة في حالة العذر المرضى الثالث .
- بعد الموافقة يتم إخطار الطالب والكنترول المختص
إيقــــاف قيد :
- يقدم الطالب طلب إيقاف قيده عن العام الدراسي وذلك في المواعيد المقررة. يعرض الطلب على مجلس الإدارة ثم وزارة التعليم العالي في حالة زيادة سنوات إيقاف القيد عن سنتين .
- بعد الموافقة يتم إخطار الطالب والكنترول لتنفيذ الموافقة
فصل الاستنفاذ مرات القيد:
- يبقى الطالب بالفرقة الدراسية عامين وإذا رسب فيهما يحق له التقدم من الخارج عدد مرات يحددها القانون في كل فرقة فيما عدا الفرقة الإعدادية فانه يفصل نهائيا في حالة رسوبه عامين بدون عذر مقبول
- يحق للطالب الذي له حق التقدم للامتحان من الخارج التقدم بطلب لأدائه الامتحان على أن يسدد خمسون جنيها عن كل مادة راسب فيها .
- يعاد قيد الطالب في السنة الأعلى في حالة نجاحه من الخارج .
فصل الاستنفاذ مرات الرسوب:
- يعلن الطالب المفصول نهائي لاستنفاذ مرات الرسوب عن طريق إعلان النتيجة.
- يقوم الطالب المفصول بإخلاء طرفه من الكلية وسحب ملفه. (نموذج رقم10) يتسلم الطالب المفصول بناء على طلبه شهادة فصل يتقدم بها للالتحاق بإحدى الكليات النظرية الراغب الالتحاق بها طبقا لقرار المجلس الأعلى للجامعات بخصوص المفصولين من الكليات العملية .
| العقوبات التأديبية |
- التنبيه شفاهة أو كتابة .
- الإنذار .
- الحرمان من بعض الخدمات الطلابية .
- الحرمان من حضور دروس أحد المقررات لمدة لا تجاوز شهرا ً .
- الفصل من الكلية لمدة لا تجاوز شهرا .
- الحرمان من الامتحان في مقرر أو أكثر
- إلغاء امتحان الطالب في مقرر أو أكثر .
- الفصل من الكلية لمدة لا تجاوز فصلا دراسيا .
- الحرمان من الامتحان في فصل دراسي واحد أو أكثر .
- الفصل من الكلية لمدة تزيد عن فصل دراسي .
- الفصل النهائي من الجامعة ويبلغ قرار الفصل إلى الجامعات الأخرى .
السلطات التي لها حق توقيع العقوبات التأديبية
- الأساتذة والأساتذة المساعدين ( العقوبات الموضحة سابقا من 1 :4 )
- عميد الكلية ( العقوبات الموضحة سابقا من 1 : 8 )
- رئيس الجامعة وله توقيع جميع العقوبات المبينة أعلاه عدا العقوبة الأخيرة( العقوبات الموضحة سابقا من 1 : 11 )
- مجلس التأديب ( العقوبات الموضحة سابقا من 1 : 11 )
تشكيل مجلس تأديب
يشكل مجلس تأديب الطلاب على النحو التالي :
- عميد الكلية
- وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب.
- أقدم أعضاء مجلس الكلية.
لا يجوز الطعن في القرار الصادر من مجلس تأديب الطلاب إلا بطرق الاستئناف ويرفع الاستئناف بطلب كتابي من الطالب إلى عميد المعهد خلال خمسة عشر يوما من تاريخ إبلاغه بالقرار وعليه إبلاغ الطالب إلى مجلس التأديب الأعلى خلال خمسة عشر يوما .
| مكافأة التفوق |
- يتم تحرير الاستمارات الخاصة بمكافأة التفوق للطلاب الجدد المرشحين للقبول بالكلية عن طريق التنسيق الالكتروني أو من خلال مكتب التنسيق الرئيسي وكذلك الطلاب المقبول تحويلهم أو المعدل ترشيحهم بمعرفة مكتب التحويلات المركزي في كل عام وتكون قاصرة على الحاصلين على شهادات ( ثانوية عامه مصريه – فني خمس سنوات – معهد فني ) وتسليم تلك الاستمارات لإدارة الحسابات والموازنة بالكلية لعمل اللازم نحو صرف تلك المكافأة التي يتم تحديدها من خلال قرار المجلس الأعلى للجامعات في هذا الشأن .
- بالنسبة للطلاب الأعلى من الفرقة الإعدادية ( من الأولى إلى الرابعة ) 000 يتم حصر جميع الطلاب الحاصلين على تقدير عام ممتاز وجيد جدا في كل عام وتحرير استمارات بأسمائهم بالمبلغ المحدد لكل طالب طبقا لتقديره في العام السابق وتسليمها لإدارة الحاسبات والموازنة بالكلية لعمل اللازم نحو صرف تلك المكافأة التي يتم تحديدها من خلال قرار المجلس الأعلى للجامعات في هذا الشأن .
| موازنات المحولين |
- يصدر مجلس الكلية في بداية كل عام دراسي القواعد التي تحكم تحويل الطلاب في سنوات النقل من والى الكلية
- يتم تحويل الطلاب عن طريق مكتب التحويلات المركزي تحت إشراف الإدارة العامة لشئون التعليم والطلاب ويتم حصر وتجميع طلبات التحويل المقدمة في المدة المحددة بواسطة مندوب من إدارة شئون الطلاب
- تطبق قواعد التحويل الصادرة من مجلس الكلية على كافة الطلبات المقدمة وتصنف إلى مقبولين ومرفوضين .
- يتم عمل الموازنات للطلاب المقبول تحويلهم بمعرفة الأقسام العلمية المختصة .
- تعرض كشوف التحويلات على لجنة شئون التعليم والطلاب لمراجعتها .
- يتم العرض بعد ذلك على مجلس الكلية لاعتماد توصية لجنة شئون التعليم والطلاب ثم ترفع إلى إدارة الجامعة للتصديق عليها.
- يتم إعلام الطلاب المقبول تحويلهم بنتيجة الموازنات الخاصة بكل منهم .
- يتم إخطار الكليات المحول منها الطلاب المقبول تحويلهم لطلب ملفاتهم بعد موافقتهم على الموازنات الخاصة بهم .
- يتم إرسال ملفات الطلاب المقبول تحويلهم من الكلية إلى الكليات المحولين إليها الطلاب بعد موافاتنا بالموافقة على قبول تحويلهم .
- يتم اتخاذ الإجراءات اللازمة لقيد الطلاب المحولين إلى الكلية من الكليات المناظرة كما سبق بالنسبة للطلاب الجدد وتحديد موقفهم التجنيدي .
| شهادة النجاح وبيان التقديرات |
- يتقدم الخريج أو قريبة حتى الدرجة الرابعة يطلب مدموغ للحصول على شهادة النجاح أو عدة شهادات باللغتين.
- يحرر أذن دفع بالرسوم المطلوبة لدفعها بالخزينة .
- تحرر للطالب الشهادة أو بيان التقديرات من واقع السجلات والنتائج بالقسم.
- تسلم الشهادة أو بيان التقديرات للطالب بعد إثبات شخصيته ودرجة قرابته.
- تحفظ صورة من الشهادة المستخرجة مع الطلب للرجوع إليها عند الحاجة.
شهادة النجاح الأصلية :
- يمنح الخريج الشهادة الأصلية بعد التأكد من شخصيته .
- تقيد في السجل الخاص بتسليم الشهادات والتوقيع باستلامها .
براءات الخرجين :
يتم تحرير النموذج الخاص بالبيانات لتحرير براءات الخرجين من واقع ملفات الطلاب بكل دقة وذلك لأرسلها إلى قسم شئون التعليم والطلاب بالجامعة تمهيدا لتحرير الشهادات الأصلية وتشمل الآتي :
- الاسم واللقب اسم الوالد
- الجنسية محل الميلاد
- تاريخ الميلاد التقدير العام
| التدريب الصيفي |
تدريب مهني :
يؤدى الطلاب المنقولين إلى الفرقة الثانية تدريباَ مهنياَ داخل المعهد.
- مخاطبة الأقسام العلمية بالإحصائية الخاصة بالتدريب ” عدد الطلاب لتحديد المشرفين الأكاديميين والمندوبين الماليين والإداريين والعمال الذين يقومون بالتدريب للطلاب وتقسيمهم إلى مجموعات ” وذلك لكل قسم على حده.
- مخاطبة الأقسام العلمية لإرسال أسماء المشتركين في التدريب الداخلي ” من أعضاء هيئة التدريس والمشرفين الأكاديميين والمدربين الذين قاموا بتدريب الطلاب والمندوبين الماليين والإداريين والعمال المهنيين والخدمات المعاونة ” .
- إعداد القرار الخاص بالتدريب المهني الداخلي بعد مراجعته واعتماده وتسليمه إلى الحسابات لعمل اللازم
التدريب الميداني :
يؤدي الطلاب المنقولين إلى الفرقة الثالثة والرابعة تدريباَ ميدانياَ داخل القطاعات
- مخاطبة الأقسام العلمية المختصة لمعرفة أماكن التدريب الميداني لطلاب القسم العلمي وذلك من خلال المشرف الأكاديمي .
- مخاطبة الشركات والمصانع والقطاعات المعنية بتدريب الطلاب خلال الأجازة الصيفية بعد معرفة أماكن التدريب من المشرف الأكاديمي على التدريب من قبل القسم العلمي .
- إعداد خطابات لطلاب الكلية خاصة بتدريبهم الخارجي كل في المكان الذي حدده القسم العلمي. (نمـوذج رقـم9)
- استلام خطابات التدريب من الطلاب بعد تأدية التدريب أو تجميع الأوراق الخاصة بالتدريب والمرسلة لنا من قبل المصانع والشركات والجهات الإدارية التي قامت بتدريب الطلاب .
- حصر استمارات تدريب الطلاب وإرسالها إلى القسم العلمي المختص لمناقشة التقارير التي يقوم الطلاب بتدوينها .
- إعداد القرار الخاص بالتدريب الميداني وإرساله إلى الحسابات لعمل اللازم نحو الصرف للجهاز المشرف على التدريب الخارجي .
- إعداد كشوف للجهاز المشرف على التدريب من قبل المصانع والشركات والجهات الإدارية التي قامت بالتدريب للطلاب بعد مراجعتها لصرف المقابل النقدي للتدريب حسب اللائحة .
- بعد مراجعة التقارير الخاصة بالتدريب من قبل الأقسام العلمية نرسلها إلى قسم شئون التسجيل والقيد لحفظ خطابات التدريب في ملفات الطلاب .