شئون التعليم والطلاب
شئون التعليم والطلاب
تتولى إدارة شؤون التعليم والطلاب متابعة الخدمات والإجراءات المرتبطة بقيد الطلاب، والتحويلات، وبيانات الحالة، وشؤون الدراسة، والجداول، والامتحانات، والتدريب الصيفي، بما يدعم الطالب خلال مراحل دراسته بالمعهد.
قيد الطلاب
متابعة إجراءات قيد الطلاب الجدد واستلام الملفات ومراجعتها واستكمال بيانات القيد.
التحويلات
استقبال ومراجعة طلبات التحويل من وإلى المعهد وفقًا للقواعد المنظمة.
بيانات الحالة
استخراج بيانات الحالة وبيانات الأحوال للطلاب طبقًا للغرض المطلوب.
التدريب الصيفي
متابعة إجراءات التدريب المهني والميداني بالتنسيق مع الأقسام العلمية والجهات التدريبية.
شؤون الالتحاق
تختص شؤون الالتحاق بمتابعة إجراءات الطلاب الجدد والمرشحين للمعهد، واستكمال ملفات القيد، والتحويلات، وبيانات الحالة، وتحقيق الشخصية، ومكافآت التفوق، وغيرها من الإجراءات المرتبطة ببداية التحاق الطالب بالمعهد.
قيد الطلاب
تتولى شؤون الالتحاق استلام كشوف التنسيق وملفات الطلاب الجدد، ومراجعتها وترتيبها، واستكمال إجراءات القيد طبقًا للقواعد المعتمدة.
- استلام كشوف التنسيق.
- استلام ملفات الطلاب.
- مراجعة الملفات على كشوف التنسيق وترتيبها أبجديًا.
- تحرير استمارات الكشف الطبي.
- تقسيم الطلاب على الفصول الدراسية.
- تحديد الموقف التجنيدي للطلاب الذكور وقيده بسجل التجنيد.
- تحرير أذونات الدفع الخاصة برسوم القيد والرسوم الدراسية.
- إدخال صور الطلاب واستخراج بطاقة تحقيق الشخصية.
- حصر الطلاب المتفوقين في الثانوية العامة والمستحقين لمكافأة التفوق.
تحويلات الطلاب
تتولى شؤون الالتحاق استقبال طلبات التحويل ونقل القيد للطلاب الراغبين في التحويل إلى المعهد، ومراجعة مدى انطباق شروط التحويل عليهم، وتجهيز الكشوف اللازمة للعرض على الجهات المختصة.
- تجميع طلبات التحويل ونقل القيد.
- فرز الطلبات وإعداد كشوف بالطلاب الذين تنطبق عليهم قواعد التحويل.
- عرض كشوف التحويل على لجنة شؤون التعليم والطلاب للاعتماد من الجهات المختصة.
- استكمال إجراءات القيد للطلاب المقبول تحويلهم.
- طلب ملفات الطلاب من الجهات التعليمية المحول منها بعد قبول التحويل.
المستندات المطلوبة للتحويل إلى المعهد من جهة مناظرة
- بيان حالة معتمد بالتقديرات والدرجات العددية الحاصل عليها الطالب.
- صورة معتمدة من استمارة الثانوية العامة.
- صورة بطاقة الرقم القومي.
- مستند يثبت محل الإقامة باسم ولي أمر الطالب، وفقًا لما تطلبه الإدارة.
- بيان بالمحتوى العلمي للمقررات التي درسها الطالب، معتمد ومختوم من الجهة المحول منها.
- أي مستندات أخرى تطلبها إدارة شؤون الطلاب أو الجهات المختصة.
التحويل من المعهد إلى جهة أخرى
تستقبل شؤون الالتحاق طلبات الطلاب الراغبين في التحويل أو نقل القيد من المعهد إلى كليات أو معاهد أخرى.
- تجميع طلبات الطلاب الراغبين في التحويل من المعهد.
- إصدار بيان ترشيح أو بيان حالة حسب الغرض المطلوب.
- إرسال استمارات وملفات الطلاب المقبول تحويلهم بعد وصول ما يفيد قبول التحويل أو نقل القيد.
- إخلاء طرف الطالب إذا كان قد تم قيده بالمعهد قبل إرسال ملفه.
حالات سحب الملف
يجوز للطالب التقدم بطلب لسحب ملفه في الحالات التي تسمح بها القواعد المعتمدة، ومن أهمها:
- السحب للعدول عن الدراسة.
- السحب بعد الفصل النهائي لاستنفاد مرات الرسوب من الداخل والخارج.
ويتم سحب الملف بعد استكمال الإجراءات المطلوبة وإخلاء الطرف وفقًا للنظام المعمول به بالمعهد.
بيان الحالة
يمكن للطالب التقدم بطلب للحصول على بيان حالة أثناء قيده بالمعهد في الحالات التي تتطلب ذلك، مثل:
- تعديل الترشيح إلى جهة تعليمية أخرى.
- التحويل أو نقل القيد.
- تقديم بيان رسمي يوضح موقف الطالب الدراسي.
ويتم استخراج البيان وفقًا للطلب المقدم وبعد مراجعة بيانات الطالب من السجلات المعتمدة.
تحقيق الشخصية
بعد استكمال إجراءات القيد، يتم استخراج بطاقة تحقيق الشخصية الخاصة بالطالب، وهي البطاقة التي تثبت قيده بالمعهد.
وتجدد بطاقة تحقيق الشخصية في كل عام دراسي بعد سداد الرسوم الدراسية المقررة واستيفاء الإجراءات المطلوبة.
مكافآت التفوق
تتولى شؤون الالتحاق حصر الطلاب المستحقين لمكافآت التفوق، سواء من الطلاب المتفوقين في الثانوية العامة أو الشهادات الفنية، أو من الطلاب المتفوقين دراسيًا بالمعهد.
- حصر الطلاب الحاصلين على تقديرات مرتفعة.
- إعداد كشوف بالمستحقين للمكافأة.
- إرسال الكشوف إلى قسم الحسابات لاتخاذ إجراءات الصرف.
- توزيع المكافآت وفقًا للقواعد المعتمدة.
شؤون الدراسة
تختص شؤون الدراسة بمتابعة الخدمات والإجراءات المرتبطة بالطلاب المقيدين أثناء الدراسة، وتشمل التشعيب، والتحويلات، والحالات التجنيدية، وبيانات الأحوال، والأعذار والإجازات، ومتابعة حالات الفصل، والجداول الدراسية، وأعمال الامتحانات، والتدريب الصيفي.
تشعيب الطلاب
تتولى شؤون الدراسة متابعة إجراءات توزيع الطلاب على الأقسام والشعب الدراسية المختلفة، وفقًا للقواعد التي يقرها المعهد سنويًا.
- جمع رغبات الطلاب في التوزيع على الأقسام والشعب المختلفة.
- ترتيب رغبات الطلاب داخل كل شعبة طبقًا للدرجات والتقديرات.
- مراعاة رغبة الطالب في ضوء مجموعه وتقديره.
- مراعاة الطاقة الاستيعابية لكل قسم علمي.
- تحديد الأعداد المقبولة بكل شعبة طبقًا للسياسة التعليمية والتخصصات المتاحة.
تحويلات الطلاب
تتابع شؤون الدراسة طلبات التحويل الخاصة بالطلاب المقيدين، سواء للتحويل إلى المعهد أو التحويل من المعهد إلى جهة أخرى.
- حصر وتجميع طلبات التحويل المقدمة في المدة المحددة.
- تطبيق قواعد التحويل الصادرة عن وزارة التعليم العالي.
- عرض طلبات التحويل وبيانات الحالة على الأقسام العلمية لإجراء المقاصة اللازمة.
- مراجعة كشوف التحويلات واتخاذ التوصيات المناسبة.
- إخطار الجهات المحول منها الطلاب المقبول تحويلهم وطلب ملفاتهم.
- استكمال إجراءات قيد الطلاب المحولين إلى المعهد بعد قبول التحويل.
أما الطلاب الراغبون في التحويل من المعهد، فيتم تجميع طلباتهم، وتحرير بيان حالة بالتقديرات والدرجات، متضمنًا موقف المعهد من التحويل أو نقل القيد.
الحالات التجنيدية
تتابع شؤون الدراسة المواقف التجنيدية للطلاب الذكور من خلال سجلات التجنيد الخاصة بكل فرقة دراسية.
- تسجيل المواقف التجنيدية للطلاب.
- متابعة تواريخ الميلاد وشهادات الإعفاء أو التأجيل.
- إنذار الطلاب عند زوال سبب التأجيل أو الإعفاء.
- إخطار الجهات المختصة بأسماء الطلاب الذين لم يحددوا موقفهم التجنيدي.
- متابعة موقف طلاب السنة النهائية طبقًا للقواعد المنظمة.
ويتم التعامل مع الحالات التجنيدية وفقًا للقوانين والضوابط المعمول بها، وبالتنسيق مع الجهات المختصة.
بيانات الأحوال
يمكن للطالب التقدم بطلب للحصول على بيان أحوال أو بيان دراسي حسب الغرض المطلوب.
وتقوم الإدارة بمراجعة بيانات الطالب من واقع السجلات المعتمدة، ثم استخراج البيان وتسليمه طبقًا للإجراءات المقررة.
الأعذار والإجازات وإيقاف القيد
تستقبل شؤون الدراسة طلبات الأعذار والإجازات وإيقاف القيد، ويتم التعامل معها وفقًا للقواعد المعتمدة.
الأعذار المرضية
- يتقدم الطالب بطلب للاعتذار عن امتحان الفصل الدراسي.
- يتم تحويل الطالب للإدارة الطبية لتوقيع الكشف الطبي اللازم.
- تعرض الحالة على لجنة شؤون التعليم والطلاب أو مجلس الإدارة حسب طبيعة العذر.
- بعد الموافقة، يتم إخطار الطالب والكنترول المختص.
إيقاف القيد
- يتقدم الطالب بطلب إيقاف القيد عن العام الدراسي في المواعيد المقررة.
- يعرض الطلب على مجلس الإدارة.
- يتم الرجوع إلى وزارة التعليم العالي إذا زادت مدة إيقاف القيد عن المدة المقررة.
- بعد الموافقة، يتم إخطار الطالب والكنترول لتنفيذ القرار.
حالات الفصل
تتابع شؤون الدراسة حالات الفصل المرتبطة باستنفاد مرات الرسوب أو القرارات التأديبية، وفقًا للوائح والقواعد المنظمة.
الفصل لاستنفاد مرات القيد أو الرسوب
- إعلان الطالب بقرار الفصل وفقًا للنظام المعمول به.
- إخلاء طرف الطالب.
- تسليم الطالب ما يلزم من مستندات بناءً على طلبه.
- حفظ المستندات المرتبطة بحالته في ملفه.
العقوبات التأديبية
تطبق العقوبات التأديبية على الطلاب وفقًا للوائح المنظمة، وبحسب جسامة المخالفة.
- التنبيه شفاهة أو كتابة.
- الإنذار.
- الحرمان من بعض الخدمات الطلابية.
- الحرمان من حضور دروس أحد المقررات لمدة محددة.
- الفصل من الدراسة لمدة محددة.
- الحرمان من الامتحان في مقرر أو أكثر.
- إلغاء امتحان الطالب في مقرر أو أكثر.
- الفصل لمدة فصل دراسي أو أكثر.
- الفصل النهائي، وفقًا للضوابط المقررة.
وتوقع العقوبات من الجهات المختصة طبقًا للائحة، مع حق الطالب في اتباع إجراءات التظلم أو الاستئناف وفقًا للنظام المعمول به.
مكافآت التفوق
تتابع شؤون الدراسة مكافآت التفوق للطلاب المقيدين بالفرق الدراسية المختلفة.
- حصر الطلاب الحاصلين على تقدير ممتاز أو جيد جدًا.
- تحرير كشوف بأسماء الطلاب المستحقين.
- تسليم الكشوف إلى الإدارة المختصة لاتخاذ إجراءات الصرف.
- صرف المكافآت وفقًا للقواعد المعتمدة.
موازنات المحولين
تتولى شؤون الدراسة متابعة موازنات الطلاب المحولين بالتنسيق مع الأقسام العلمية المختصة.
- تطبيق قواعد التحويل المعتمدة.
- تصنيف طلبات التحويل إلى مقبولة أو مرفوضة.
- إعداد الموازنات العلمية للطلاب المقبول تحويلهم.
- عرض كشوف التحويلات على لجنة شؤون التعليم والطلاب.
- اعتماد الموازنات وإبلاغ الطلاب بموقفهم الدراسي.
شهادات النجاح وبيانات التقديرات
يمكن للخريج أو من ينوب عنه قانونًا التقدم للحصول على شهادة نجاح أو بيان تقديرات.
- تقديم طلب للحصول على الشهادة أو البيان.
- سداد الرسوم المقررة.
- استخراج الشهادة أو بيان التقديرات من واقع السجلات والنتائج المعتمدة.
- تسليم المستند بعد إثبات الشخصية أو درجة القرابة.
- حفظ صورة من الشهادة أو البيان للرجوع إليها عند الحاجة.
أعمال الامتحانات والجداول الدراسية
تدعم شؤون الدراسة إجراءات تنظيم الدراسة والامتحانات من خلال متابعة الجداول الدراسية، وأعمال الامتحانات، والبيانات الخاصة بالطلاب.
- متابعة الجداول الدراسية.
- دعم أعمال الامتحانات.
- إعداد أو تحديث إحصائيات الطلاب.
- التنسيق مع الأقسام والكنترولات المختصة.
- متابعة البيانات الأكاديمية والإدارية المرتبطة بالطلاب.
التدريب الصيفي
تتابع شؤون الدراسة إجراءات التدريب الصيفي للطلاب، سواء التدريب المهني داخل المعهد أو التدريب الميداني خارج المعهد.
التدريب المهني
يؤدي الطلاب المنقولون إلى الفرقة الثانية تدريبًا مهنيًا داخل المعهد، ويتم التنسيق مع الأقسام العلمية لتحديد المشرفين والمجموعات والاحتياجات الخاصة بالتدريب.
التدريب الميداني
يؤدي الطلاب المنقولون إلى الفرق الأعلى تدريبًا ميدانيًا داخل القطاعات والشركات والمصانع المناسبة لتخصصاتهم.
- التنسيق مع الأقسام العلمية لتحديد أماكن التدريب.
- مخاطبة الجهات التدريبية.
- إعداد خطابات التدريب للطلاب.
- استلام خطابات وشهادات التدريب بعد انتهاء التدريب.
- إرسال تقارير التدريب إلى الأقسام العلمية للمراجعة.
- حفظ مستندات التدريب في ملفات الطلاب.